Die Vielfalt der Klinik-Einkaufsgemeinschaften bietet für jeden etwas

Prof. Dr. J. Schlüchtermann, V. Meinecke, A. Nottinger

Studie zeigt: Krankenhäuser sind hochzufrieden, haben aber unterschiedliche Ansprüche

Die Universität Bayreuth hat in einer aktuellen Studie Krankenhäuser zu ihren Erfahrungen mit und Einstellungen gegenüber Einkaufsgemeinschaften befragt. Neben hoher Zufriedenheit der Krankenhäuser mit ihren Einkaufsgemeinschaften ergeben sich Anregungen, wie die Einkaufsgemeinschaften ihr Dienstleistungsangebot in Richtung Wirtschaftlichkeits- und Prozessanalysen sowie Lieferantenmanagement und Dienstleistungen rund um das Produkt ausbauen sollten.

Nur etwa ein Drittel der befragten Krankenhäuser gab an, bereits in einer anderen Einkaufsgemeinschaft Mitglied gewesen zu sein, während die Mitgliedschaft für zwei Drittel die erste und bislang einzige darstellt. Dies signalisiert bereits, dass der Großteil der Häuser mit der Arbeit ihrer Einkaufsgemeinschaft zufrieden ist und ein Wechsel eher selten notwendig erscheint. Auf die Frage nach einer möglichen Doppelmitgliedschaft in mehreren Einkaufsgemeinschaften antworteten nur etwa 15 Prozent mit „Ja“. Der Großteil der Krankenhäuser ist zeitgleich somit nur in einer einzigen Einkaufsgemeinschaft. Aus diesem Ergebnis lässt sich ableiten, dass das Angebot der Einkaufsgemeinschaften die subjektiven Bedürfnisse der Krankenhäuser bereits vergleichsweise umfassend zufriedenstellt. Zudem plant so gut wie keiner der Studienteilnehmer, seine aktuelle Einkaufsgemeinschaft zu verlassen.

Spezielle und komplexe Produkte beschaffen die Krankenhäuser selbst
Knapp 90 Prozent der befragten Krankenhäuser beziehen nur einen Teil ihrer Produkte über die Einkaufsgemeinschaft. Die unabhängige Beschaffung von Teilen des Produktspektrums begründet ein Viertel der Häuser mit besseren Konditionen im Fall selbstständiger Beschaffung. Außerdem werden nicht immer alle gewünschten Produkte von der Einkaufsgemeinschaft angeboten. Dies ist insbesondere für hoch spezialisierte Einrichtungen der Fall, die sehr spezifische und seltene Produkte benötigen. Für diese Art von Produkten ist eine Bündelung durch die Einkaufsgemeinschaft auch nicht sinnvoll, da die Produkte von so wenigen Einrichtungen benötigt werden, dass durch die Bündelung kaum eine erhöhte Nachfragemacht erreicht werden kann.

Weiterhin führten die Krankenhäuser an, dass ihre bevorzugten Lieferanten teilweise nicht bei der Einkaufsgemeinschaft gelistet sind oder sie Verpflichtungen gegenüber den regionalen Anbietern empfinden. Dennoch beziehen 50 Prozent der Krankenhäuser bereits mehr als die Hälfte ihrer Produkte über die Einkaufsgemeinschaft und sehen sie somit als entscheidenden Partner im Einkauf. Nur 17 Prozent der Krankenhäuser beziehen weniger als ein Fünftel der Produkte über die Gemeinschaft. Damit kann bereits von einer starken Verbreitung und Durchsetzung von Einkaufsgemeinschaften auf dem deutschen Krankenhausmarkt ausgegangen werden.

Die häufigsten über die Einkaufsgemeinschaften bezogenen Produkte stellen die Medizinartikel dar. Ihren Bedarf an einfachen Medikalprodukten decken alle befragten Krankenhäuser über die Einkaufsgemeinschaft; für spezielle Medikalprodukte und besonders Medizintechnik gilt dies in vergleichsweise geringem Umfang. Die Einkaufsgemeinschaften können ihre Stärke der Nachfragebündelung offensichtlich am besten bei einfachen, häufig verwendeten Produkten ausspielen. Komplexere und langfristig verwendete Produkte, wie die Medizintechnik, kaufen die Krankenhäuser oft unabhängig von einer Einkaufsgemeinschaft ein. Bei der Beschaffung von Artikeln des Wirtschaftsbedarfes kooperieren etwa zwei Drittel der Krankenhäuser mit einer Einkaufsgemeinschaft. Der Verwaltungsbedarf und die Arzneimittel werden hingegen nur von einer Minderheit der Krankenhäuser über die Einkaufsgemeinschaften bezogen.

Konsequenzen der Mitgliedschaft in einer Einkaufsgemeinschaft
Die Frage nach Verpflichtungen durch die Mitgliedschaft in der Einkaufsgemeinschaft bejahten zwei Drittel der befragten Häuser. Die Abnahmeverpflichtung wurde mit 29 Prozent am häufigsten genannt. Weiterhin müssen sich die Krankenhäuser an die gelisteten Produkte und Lieferanten halten und ihre Umsätze mit den jeweiligen Lieferanten melden. Verbindliche Mengenzusagen an die Industrie und die daraus resultierende Planungssicherheit sind jedoch Voraussetzung für die Einkaufsgemeinschaft, um verbesserte Konditionen mit den Lieferanten aushandeln zu können. Die Umsetzung von Beschlüssen, Kompromissbereitschaft und die Mitarbeit bei der Produkt- und Lieferantenauswahl sind weitere genannte Verpflichtungen der Krankenhäuser. Diese Mitarbeit im Rahmen von Arbeitskreisen wird auf der anderen Seite von den Krankenhäusern aber auch als wertvolle Mitbestimmungsmöglichkeit angesehen.

Als anfängliche Kritik gegen den Beitritt zu Einkaufsgemeinschaften galt die Befürchtung der Krankenhäuser, zu starke Eingriffe in ihre Beschaffungsentscheidungen hinnehmen zu müssen. Auf die Fragen nach den Entscheidungsfreiheiten empfinden drei Viertel der Krankenhäuser ihre Freiräume in der Beschaffung jedoch nicht durch die Mitgliedschaft in einer Einkaufsgemeinschaft beschränkt, und nur knapp ein Viertel der befragten Krankenhäuser wünscht sich mehr Mitbestimmung. Zwar gab etwa die Hälfte der Krankenhäuser an, dass die Mitgliedschaft ihre Beschaffungsentscheidung beeinflusst. Dies wird jedoch dadurch relativiert, dass 50 Prozent der Krankenhäuser auch in Eigenregie Preise zu gleichen Produktbereichen verhandeln, wenn sie der Meinung sind, alleine bessere Konditionen zu erzielen.

Die Krankenhäuser können somit in den Bereichen, in denen die Einkaufsgemeinschaft ihnen keine eindeutigen Vorteile bietet, die Produkte weiterhin alleine beschaffen und somit die Einkaufsgemeinschaft nur für jene Produktgruppen nutzen, bei denen sie sich dadurch deutliche Vorteile versprechen. Zur Erhaltung ihrer Entscheidungsfreiheit erachten rund 76 Prozent der Krankenhäuser auch die Auswahl gelisteter Lieferanten und die Auswahl verschiedener Anbieter innerhalb einer Produktgruppe als wichtig. Um eine kontinuierliche Attraktivität für die Krankenhäuser zu gewährleisten, sollten die Einkaufsgemeinschaften somit eine umfangreiche Auswahl qualitativ hochwertiger und attraktiver Lieferanten für jede Produktgruppe vorhalten.

E-Procurement kein Wettbewerbsvorteil
Die elektronische Beschaffung setzt sich trotz Startschwierigkeiten zunehmend auch im Krankenhausmarkt durch. Der Großteil der Einkaufsgemeinschaften hat diese Möglichkeit der Vereinfachung des Beschaffungsprozesses bereits für sich entdeckt, sodass diese für etwa 68 Prozent der befragten Krankenhäuser eine elektronische Bestellplattform bieten. Dennoch ist dies nur für 40 Prozent der Krankenhäuser ein Entscheidungskriterium bei der Wahl der Einkaufsgemeinschaft und kann somit nicht als eindeutiger Wettbewerbsparameter für die Einkaufsgemeinschaften gesehen werden.

Weiterhin erhalten 65,5 Prozent der Krankenhäuser eine Rückvergütung durch die Einkaufsgemeinschaft; dies hat jedoch nur für 33 Prozent der Krankenhäuser die Entscheidung zum Beitritt in die Einkaufsgemeinschaft beeinflusst. Auch die Rückvergütung an die Krankenhäuser hat somit für die Wahl der Einkaufsgemeinschaft nur eine relativ geringe Bedeutung und führt ebenso wie die elektronische Bestellplattform zu keinem eindeutigen Wettbewerbsvorteil.

Die meisten Krankenhäuser sind mit der Zusammenarbeit zufrieden
Die Frage nach der Zufriedenheit mit der Zusammenarbeit zwischen Einkaufsgemeinschaft und Krankenhaus wurde von etwa 70 Prozent der Befragten mit hoch oder sehr hoch beantwortet. 85 Prozent gaben für die Erreichbarkeit und knapp 60 Prozent für die Transparenz der Arbeit eine hohe bis sehr hohe Zufriedenheit an. Der Informationsgehalt der Homepage wurde nur von rund 40 Prozent der Befragten als gut bis sehr gut beurteilt. Hier scheint es durchaus Verbesserungsbedarf zu geben.

Ein weiterer wichtiger Punkt in der Befragung war die Erhebung der Vor- und Nachteile einer Mitgliedschaft aus der subjektiven Sicht der Krankenhäuser. Die größten Vorteile wurden erwartungsgemäß in der möglichen Kostenreduzierung durch Bündelung von Nachfragemacht und besseren Konditionen, der Übernahme von Dienstleistungen und im Informationsaustausch zwischen den Krankenhäusern und mit den Lieferanten gesehen. Als weitere Argumente wurden die Übernahme von Vertragsverhandlungen und Ausschreibungen durch die Einkaufsgemeinschaften gesehen. Wer auf diese (Outsourcing-)Angebote zurückgreift, kann gegebenenfalls die eigenen Einkaufsabteilungen verkleinern.
Jedoch birgt die Mitgliedschaft nicht nur Vorteile, obgleich der Großteil der Befragten keinen Nachteil für sich in der Einkaufsgemeinschaft sieht. So gaben einige Häuser an, durch die Einkaufsgemeinschaft sei die Flexibilität für krankenhausindividuelle Lösungen stark eingeschränkt sowie die Reaktionsfähigkeit auf sich verändernde Marktbedingungen und Sonderangebote vonseiten der Industrie reduziert. Im Allgemeinen überwiegen in der Einschätzung der Krankenhäuser jedoch die Vorteile.

Ergänzend zu der Analyse, wie hoch die Mitgliederzufriedenheit ist, stellt sich naturgemäß die Frage, wovon die Zufriedenheit abhängt. In der Studie wurde daher der Einfluss verschiedener Komponenten auf die Zufriedenheit statistisch geprüft. Zwischen den Freiräumen der Krankenhäuser bei der Einkaufsentscheidung und der Zufriedenheit existiert kein eindeutiger Zusammenhang. Dies ist offensichtlich auf die unterschiedlichen Ansprüche der einzelnen Krankenhäuser an die Einkaufsgemeinschaften zurückzuführen. Manche Krankenhäuser bevorzugen Einkaufsgemeinschaften, die ihnen günstige Konditionen, aber trotzdem Freiräume in der Einkaufsentscheidung ermöglichen. Andere bevorzugen wiederum Einkaufsgemeinschaften, die für sie den gesamten Beschaffungsvorgang abwickeln und für die Krankenhäuser keine weitere Entscheidungsfreiheit vorsehen. Dies erklärt, weshalb ein Teil der Kliniken bei größerer Freiheit sehr zufrieden ist und andere wiederum trotz geringer Freiräume ebenfalls sehr zufrieden sind. Relativ eindeutig ist dagegen der Trend, dass eine höhere Transparenz bezüglich der Arbeit der Einkaufsgemeinschaften gegenüber den Mitgliedern zu einer größeren Zufriedenheit führt. Ähnliches lässt sich auch für den Zusammenhang zwischen der Erreichbarkeit der Einkaufsgemeinschaft und der Zufriedenheit mit dieser feststellen.

Von zentraler Bedeutung für die Gesamtinterpretation der Ergebnisse ist die Analyse des Zusammenhangs zwischen Einkaufsvolumen und Zufriedenheit. Es ergab sich ein Trend, dass die Zufriedenheit mit dem Wertvolumen der über die Einkaufsgemeinschaft beschafften Güter steigt; dieser ist aber statistisch nicht signifikant. Hier zeigt sich ein selektives Verhalten der Krankenhäuser. Zufriedenheit kann sich sowohl dann einstellen, wenn vieles an die Einkaufsgemeinschaft delegiert wird, als auch bei nur gezielter Inanspruchnahme ausgewählter Leistungen.

Welche Aktivitäten übernehmen die Einkaufsgemeinschaften?
Vor dem Hintergrund der vergleichsweise hohen subjektiven Zufriedenheit der befragten Krankenhäuser war es besonders interessant, zu erfragen, bei welchen Dienstleistungen die Häuser dennoch Handlungsbedarf sehen. Die Einkaufsgemeinschaften übernehmen für die meisten Häuser bereits Vertragsverhandlungen und setzen Preise und Konditionen fest. Dies verwundert nicht weiter, da die besseren Preise und Konditionen für die Mitglieder eine entscheidende Rolle spielen. Auf der anderen Seite werden Wirtschaftlichkeitsanalysen zwar teilweise von Einkaufsgemeinschaften übernommen, allerdings sehen die Krankenhäuser hier offensichtlich noch Handlungsbedarf. Ähnliches gilt für Prozessanalysen, Dienstleistungen rund um das Produkt und das Lieferantenmanagement. Weitere Aufgaben werden von den Einkaufsgemeinschaften in der Regel nicht übernommen, werden aber auch von den Mitgliedern nicht gefordert. Somit kann als Ergebnis festgehalten werden, dass die Einkaufsgemeinschaften bereits gut wissen, was ihre Mitglieder wünschen. In dem jeweiligen Aufgabenbereich sollten jedoch die Bedürfnisse der Krankenhäuser genau geprüft werden. Denn auch hier gilt, dass jede Klinik je nach Rahmenbedingungen unterschiedliche Anforderungen an die Einkaufsgemeinschaft stellt.

Trend zu größeren Verbünden
Die Frage nach der optimalen Größe einer Einkaufsgemeinschaft ist von den Krankenhäusern in dieser Studie relativ eindeutig beantwortet worden. Der Großteil der Krankenhäuser empfindet eine Einkaufsgemeinschaft mittlerer Größe, das heißt 50 bis 400 Mitgliedshäuser, als optimal. Diese besitzt eine ausreichende Größe, um die Verhandlungsmacht der Krankenhäuser zu stärken, ist jedoch trotzdem noch flexibel an die jeweiligen Marktbedingungen anpassbar. Kleine Einkaufsgemeinschaften werden nur von 18,5 Prozent der befragten Häuser bevorzugt, was vermutlich auf die geringe Verhandlungsmacht und die damit verbundenen nicht optimalen Konditionen zurückzuführen ist. Der Trend geht somit weg von kleinen regionalen Zusammenschlüssen der Krankenhäuser, hin zu größeren Einkaufsgemeinschaften. Darüber hinaus gaben 87 Prozent der Häuser an, dass die Einkaufsgemeinschaft ein eigenes Management besitzen sollte. Dies bildet eine wichtige Grundlage für die
Übernahme umfangreicher Aufgaben.

Die Entscheidung für eine Einkaufsgemeinschaft sowie die Ausgestaltungen der jeweiligen Beziehung stellen eine krankenhausindividuelle Entscheidung dar. Vereinfacht ausgedrückt, können die Krankenhäuser in Deutschland in „Heavy-User“ und „Smart-User“ unterschieden werden. Der „Heavy-User“ bezieht einen hohen Wertanteil über die Einkaufsgemeinschaft und gibt einen Großteil der Beschaffungsaufgaben an die Einkaufsgemeinschaft ab. Der „Smart-User“ hingegen bezieht einen geringen Wertanteil über die Einkaufsgemeinschaft und möchte seine Entscheidungsautonomie in Beschaffungsfragen behalten. Die Zufriedenheit ist unabhängig von der Zugehörigkeit zu der jeweiligen Gruppe. Somit gelangt die Studie zu dem Ergebnis, dass die Welt der Einkaufsgemeinschaften durchaus heterogen ist und sich flexibel an die Wünsche der Krankenhäuser anpassen muss. Zudem sind zahlreiche Hinweise gegeben worden, wie die Einkaufsgemeinschaften ihr Aktivitätsspektrum kundenorientiert ausbauen können.

Verlässliche Tendenzaussagen
Die Bedeutung von Einkaufsgemeinschaften für Krankenhäuser wird seit Jahren intensiv diskutiert. Dabei wird zumeist argumentiert, dass es für kaum ein Krankenhaus in öffentlicher oder freigemeinnütziger Trägerschaft sinnvoll sei, sich nicht einer Einkaufsgemeinschaft anzuschließen. Zudem sollten sich die Einkaufsgemeinschaften nach Meinung vieler Experten im Laufe der Zeit in Richtung einer höheren Verbindlichkeit weiterentwickeln. Wir haben dies zum Anlass genommen, in einer unabhängigen empirischen Studie die subjektive Einschätzung der Krankenhäuser zur Arbeit der Einkaufsgemeinschaften zu erfragen. Dazu sind in den Monaten April bis Juni 2009 Fragebögen an insgesamt 384 zufällig ausgewählte Krankenhäuser und die Teilnehmer des 8. Forums für Beschaffungsmanagement in Tuttlingen verschickt worden. Bei einem Rücklauf von 73 Fragebögen (19 Prozent) können die Ergebnisse zwar nicht als repräsentativ eingestuft werden. Sowohl die Trägerstruktur und die regionale Verteilung als auch die Antworten auf Fragen zu bereits in anderen Studien verifizierten Sachverhalten lassen aber den Schluss zu, dass die Studie verlässliche Tendenzaussagen liefert.

Einkaufsgemeinschaften
81 Prozent der befragten Krankenhäuser sind Mitglied in einer Einkaufsgemeinschaft. Dies bestätigt den vermuteten hohen Stellenwert, den die gemeinsame Beschaffung in Deutschland heute besitzt. Prospitalia GmbH und clinicpartner eG sind neben der Sana EKG und der P.E.G. die in der Stichprobe am häufigsten genannten Einkaufsgemeinschaften. Diese Verteilung entspricht nicht ganz der tatsächlichen Situation auf dem Markt, da weitere große Einkaufsgemeinschaften, wie die AGKAMED GmbH, vergleichsweise zu selten genannt wurden. Dies ist aber insoweit unschädlich, als nur eine allgemeine Einschätzung erfragt wurde und nicht einzelne Organisationen auf den Prüfstand gestellt werden sollten.

Anschrift der Verfasser:
Prof. Dr. J. Schlüchtermann
Verena Meinecke
Anke Nottinger
Studiengang Gesundheitsökonomie
Universität Bayreuth
Universitätsstraße 30
95440 Bayreuth

Quelle: f&w 4/09, Seiten 377 bis 381

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